INFORMACION EXTRA DE PROYECTOS 2

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE PROYECTOS
¿QUÉ ES UN PROYECTO?
Un proyecto es una explicación detallada de lo que se propone hacer la organización. Hay muchas
maneras de elaborar proyectos. Cualquier proyecto bien elaborado puede ser considerado por el
Fondo de Pequeños Proyectos. Sin embargo, para facilitar la tarea de elaboración, se propone la
siguiente Guía que permitirá a la organización verificar si todos los aspectos importantes han sido
considerados.
1. CARÁTULA
La carátula del proyecto es una sola página en la que debe incluirse, de forma resumida, la
siguiente información:
• Nombre del proyecto
• Resumen del proyecto (en dos o tres líneas)
• Monto solicitado (solamente el total)
• Destino de los recursos (principales rubros)
• Fecha de inicio, tiempo de ejecución (en meses) y fecha de conclusión.
• Nombre de la organización solicitante
• Dirección o domicilio de la organización
• Nombres de los responsables o dirigentes de la organización
• Nombre de la Institución que respalda la solicitud
• Dirección o domicilio de la Institución que respalda la solicitud.
A partir de la segunda página viene el texto del proyecto propiamente dicho. Es necesario
proporcionar la siguiente información:
2. ORGANIZACIÓN
El Fondo de Pequeños Proyectos se ha creado para fortalecer a las organizaciones. Una vez que se
ha ejecutado el proyecto, las organizaciones deben estar mejor y no peor que antes de
empezar. Por tanto, es muy importante proporcionar una descripción detallada de la organización.
Para ello, es necesario:
• Describir brevemente la historia de la organización: ¿En que fecha se ha fundado? ¿Para
qué? ¿Qué cosas importantes ha hecho desde entonces?
• Indicar cuántas personas forman parte activa de la organización. ¿Cada cuánto tiempo se
reúnen? ¿Cuál es su forma de trabajo? ¿Cómo nombran a sus dirigentes? ¿Participan las
mujeres? ¿Se las elige como dirigentes? ¿Qué pasa con los niños, adolescentes, jóvenes y
ancianos?
• Mencionar nombre completo y cargo de las personas que han elegido como dirigentes y
de la persona o las personas que serán responsables de administrar los fondos recibidos y
elaborar los informes de rendición de cuentas.
3. ANTECEDENTES
Los antecedentes describen aspectos de la problemática, el contexto y la historia de cómo surge el
proyecto. Para redactar esta parte hay que explicar:
• ¿Cómo ha surgido la iniciativa de hacer este proyecto?
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• ¿Quién o quiénes han tenido la idea?
• ¿Cuántas veces lo han discutido en la organización? ¿Entre cuánta gente? ¿Están todos de
acuerdo o hay algunos que dudan? ¿Hay un acta de estas reuniones?
• ¿Conocen alguna iniciativa parecida? ¿Dónde? ¿Cuándo?
• ¿Cuál ha sido el resultado de esas otras iniciativas?
• ¿Qué posibilidades hay de que ahora se tenga el mismo resultado o un resultado
diferente?
4. OBJETIVO
Es una descripción breve y concreta de lo que se quiere hacer y lo que se quiere lograr. Por
ejemplo:
• "Construir un canal de riego" para garantizar una buena cosecha‐,
• "Equipar un taller de carpintería" para mejorar la calidad de nuestros productos;
• "Capacitar en control social" para hacer vigilancia ciudadana de los recursos públicos;
• "Mejorar la participación de las mujeres en las asambleas de la comunidad";
• "Informar y reflexionar sobre los derechos de los Pueblos Indígenas" para revalorizar
nuestra cultura;
• "Implementar sistemas agroforestales" que mejoren la productividad;
• "Construir un atajado" para prevenir riesgos;
• "Producir y comercializar artesanías" para mejorar los ingresos familiares
Cuando el objetivo está formulado de manera clara y precisa, es más fácil para todos entender lo
que se quiere hacer. Y al finalizar el proyecto, es más fácil evaluar lo que se ha hecho.
5. RESULTADOS
Los resultados muestran lo que se espera lograr con la realización del proyecto. El Fondo
de Pequeños Proyectos espera que las organizaciones obtengan tres tipos de resultados:
El primer resultado es el fortalecimiento de la organización. Quiere decir que la organización ha
mejorado en aspectos de participación, de gestión, de relacionamiento, coordinación, conducción
y liderazgo. Por tanto, conviene explicar cómo va a mejorar la organización en estos aspectos por
medio de la ejecución del proyecto.
El segundo resultado se refiere al avance logrado por la organización, por lo menos, en uno de
estos tres aspectos:
Equidad entre hombres y mujeres
Explicar cómo el proyecto va a contribuir a que las mujeres incrementen su participación en la
organización y otros espacios de la vida pública.
Interculturalidad
Explicar de qué manera el proyecto contribuye a la promoción de valores y prácticas culturales,
respetando el derecho a la diferencia y motivando el diálogo entre culturas
Demandas generacionales
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Explicar de qué manera el proyecto contribuye en la visibilización y reivindicación de necesidades,
intereses y aspiraciones de distintas generaciones (niños, adolescentes, jóvenes y adultos
mayores)
El tercer resultado es la implementación de la iniciativa propuesta por el grupo. Si el objetivo está
claro, aquí sólo hace falta describir con mayor detalle lo que se pretende lograr:
Si van a sembrar, qué cantidad y cuánto esperan producir;
Si van a capacitar, cuántas personas asistirán a la capacitación y sobre qué temas;
Si van a producir artesanías, qué cantidad y qué se va a hacer con lo que se produzca;
Si van a defender su tierra, qué extensión tiene, qué uso se le dará, etc.;
Si van a instalar riego, para cuántas hectáreas, parcelas, etc., y cómo va a contribuir eso al
bienestar de las familias.
Si van a generar ingresos, cuánto por persona, etc.
En la evaluación del proyecto, el Comité de Calificación tendrá muy en cuenta que estos tres tipos
de resultados estén bien explicados. Si no se proponen buenos resultados, el proyecto no podrá
ser aprobado
6. BENEFICIARIOS/AS
Beneficiarios son los que van a resultar favorecidos con el FPP. Son las personas de la comunidad,
de la organización, del grupo, del barrio o de las familias que van a aprovechar los resultados del
proyecto. Beneficiarios/as directos: Son las personas directamente involucradas en la elaboración
y ejecución del proyecto. Beneficiarios/as indirectos: Son las personas que no participan de forma
directa en la elaboración y ejecución del proyecto, pero si son favorecidos con los beneficios que el
proyecto puede dar. Por ejemplo las esposas, los esposos, los hijos y las hijas de los participantes.
Para informar con exactitud quiénes serán los beneficiarios/as del proyecto es necesario:
Elaborar una lista con los nombres y apellidos de todos los participantes o beneficiarios directos.
Añadir otras personas esposos y esposas, hijos e hijas, abuelitas, abuelitos, sobrinos, etc. Que
forman parte de las familias y se van a beneficiar indirectamente con el proyecto.
Hacer un resumen indicando:
• El número de mujeres adultas
• El número de hombres adultos
• El número de mujeres jóvenes
• El número de hombres jóvenes
• El número de mujeres adolescentes
• El número de hombres adolescentes
• El número de niñas
• El número de niños
Hacer un cuadro síntesis con el número total de los beneficiarios directos hombres, beneficiarías
directas mujeres; beneficiarios indirectos hombres, beneficiarías indirectas mujeres.
7. PLAN DE TRABAJO Y CRONOGRAMA
El Plan de Trabajo es una lista o un cuadro en el que se enumeran todas las actividades que paso a
paso llevarán a cabo para implementar el proyecto. El cuadro también indica las personas que van
a participar en cada actividad y los responsables de su ejecución.
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El Cronograma es una lista de las actividades que indica el tiempo (días o semanas) que va a durar
la ejecución de cada una de ellas.
Se puede hacer el Plan de Trabajo y el Cronograma por separado o, si se prefiere, en un
solo cuadro como en este ejemplo:
PLAN DE TRABAJO Y CRONOGRAMA
N° Actividad Participantes Responsable Tiempo
1
2
3
4
5
• La actividad N° 1 es el "Inicio del proyecto". En la columna "Tiempo" se pone la fecha
aproximada. Recordar que no debe ser antes de 4 meses después de presentar el
proyecto.
• Luego vienen las otras actividades (no importa que sean muchas) con sus respectivos
participantes, responsables y el tiempo aproximado de duración (en días o semanas).
• La elaboración de los Informes debe ser parte del plan de trabajo.
• La última actividad será la "Presentación de Informes".
Los tiempos calculados para realizar cada actividad no deben estar muy ajustados. Algunas
actividades pueden retrasarse por motivos ajenos a la planificación (fiestas, siembras y cosechas,
marchas, paros, etc.). Es mejor contar con algún margen de tiempo para realizar cada actividad.
Cuando, a pesar de todas las previsiones, se retrasa la ejecución del proyecto, hay que solicitar
por escrito a unitas la ampliación del plazo. La ampliación se concede también por escrito.
8. PRESUPUESTO
El presupuesto es una lista de todos los gastos previstos para la ejecución del proyecto. Debe ser
bien detallado.
No es suficiente mencionar el monto total. El presupuesto también indica la procedencia de todos
los recursos que se van a utilizar en la ejecución del proyecto. Tiene que describir:
• El aporte solicitado al Fondo de Pequeños Proyectos
• El aporte propio (de la organización) en efectivo, en trabajo, en materiales.
• El aporte de terceros (de la Municipalidad, de la ONG y otros).
También se requiere una lista desglosada de todo lo que se va a comprar, con sus precios
respectivos.
Los recursos solicitados pueden ser para comprar materiales, herramientas, semillas,
plantines, máquinas u otras cosas necesarias para la ejecución del proyecto. También pueden
cubrir gastos de alquiler de locales, equipos y compra de material didáctico, libros y otros.
Para saber los precios de las cosas que hay que comprar, es necesario hacer cotizaciones en las
casas comerciales o entre las personas que los venden y adjuntar facturas pro forma de por lo
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menos tres proveedores distintos. De este modo se sabe cuál es la oferta más conveniente y no
hay fallas en el presupuesto (no falta ni sobra el dinero necesario para las compras).
Los proyectos que no incluyan facturas pro forma serán devueltos por estar incompletos.
9. RESPALDO O AVAL
Para aprobar un proyecto, el Comité de Calificación requiere conocer la opinión de una institución
o una persona que conozca bien a la organización y apoye el proyecto presentado. La institución o
persona que avala un proyecto lo hará de forma voluntaria, sin descontar nada a su favor de los
fondos del proyecto.
• Indicar el nombre de esta institución o persona.
• Proporcionar su dirección exacta para poder comunicarse (domicilio, teléfono, fax y correo
electrónico).
• Pedirle que escriba una carta dirigida a unitas indicando que está de acuerdo en dar su
respaldo o aval al proyecto.
• Adjuntar la carta a la solicitud.
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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES NARRATIVOS
¿QUÉ ES UN INFORME NARRATIVO?
Un informe narrativo es un relato de lo que ha sucedido desde el inicio de la ejecución del
proyecto hasta su conclusión. El informe se elabora teniendo presente lo que se ha escrito en la
propuesta.
Debe reflejar cómo se ha realizado la implementación.
1. RESUMEN
En la primera página del informe se sintetiza la siguiente información:
• Número de resolución
• Nombre del proyecto
• Nombre de la organización
• Fecha de presentación del proyecto
• Fecha de desembolso
• Fecha de inicio de los trabajos
• Fecha de conclusión del proyecto
• Fecha de presentación del informe
• Nombres y firmas de los responsables de la elaboración del informe
• Nombre y firma del representante de la institución que proporciona el aval
2. OBJETIVO DEL PROYECTO
Transcribir el objetivo del proyecto. (Recordar que el objetivo era una descripción breve y concreta
de lo que se quería lograr con el proyecto).
Calificar el cumplimiento del objetivo:
Excelente: es decir, todos han quedado muy satisfechos con lo que se ha conseguido.
Bueno: es decir, la mayoría está muy contenta, pero hay algunos que no están muy satisfechos con
lo que se ha conseguido. Explicar por qué.
Deficiente: es decir, el cumplimiento del objetivo ha enfrentado muchas dificultades y muchos han
quedado descontentos. Explicar por qué.
3. RESULTADOS ALCANZADOS Fortalecimiento de la organización
Explicar si el proyecto ha contribuido o no al fortalecimiento de la organización.
• ¿Cuál fue el nivel de participación? ¿Han participado todos o solamente algunos?
• ¿Cómo ha sido la gestión? ¿Los y las dirigentes han asumido bien su papel de conducción y
liderazgo? ¿Las bases han contribuido eficazmente al logro de los resultados?
• ¿Cómo ha sido la relación con unitas? ¿Tienen algunas sugerencias para mejorar el FPP?
• ¿Cómo ha sido la relación con la institución que ha dado su aval al proyecto? ¿Volverían a
trabajar con esta institución o preferirían cambiar?
• ¿Cómo ha sido la relación con la Municipalidad o con otras instancias que hayan
contribuido a
• la ejecución del proyecto?
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• ¿La organización se siente capaz de llevar a cabo otros proyectos?
Equidad entre hombres y mujeres, interculturalidad y demandas generacionales
• Explicar de qué modo, con la ejecución del proyecto, ha mejorado la presencia de las
mujeres en la toma de decisiones, si se valora más su contribución a la organización y si
existe mayor equidad entre hombres y mujeres.
• Explicar si el proyecto ha contribuido a la valoración de los conocimientos y la cultura local,
si existe en la organización mayor conciencia sobre la diversidad y el respeto a la
diferencia.
• Explicar si el proyecto ha tomado en cuenta los intereses de las niñas y niños,
adolescentes, jóvenes y ancianos, y cómo estas personas han contribuido a su realización o
van a beneficiarse de sus resultados.
Beneficios obtenidos por los y las participantes con la implementación del proyecto dependiendo
del objetivo del proyecto, explicar los resultados concretos obtenidos y de qué modo ha cambiado
la situación inicial una vez concluida su implementación.
4. ACTIVIDADES
Para informar sobre las actividades realizadas es necesario revisar el Plan de Trabajo que se había
presentado en la propuesta. Allí estaban descritas todas las actividades necesarias para llevar a
cabo el proyecto. Una vez hecha la revisión, hay que indicar si las actividades se han realizado
como estaban previstas o si ha habido algunos cambios. A veces se planifica de una manera y se
ejecuta de otra. Lo importante es explicar por qué se han hecho los cambios y cómo han
contribuido al éxito del proyecto.
5. RESPONSABLES
El Plan de Trabajo mencionaba quiénes eran los responsables de cada una de las actividades. En el
informe hay que indicar si los responsables han cumplido las tareas que se les había encomendado
o no. Hay que mencionar quiénes han fallado y a quiénes les ha tocado asumir la responsabilidad
de los que incumplieron.
6. CRONOGRAMA
En el informe hay que describir si el cronograma se ha cumplido como estaba previsto o ha habido
algunos cambios. Igualmente hay que explicar por qué se han hecho los cambios y de qué modo
esos cambios han contribuido a la ejecución del proyecto. Cuando ha habido muchos retrasos, hay
que explicar por qué han ocurrido los retrasos y cómo se ha logrado corregir estas fallas para
lograr el éxito del proyecto.
7. APRENDIZAJES
Es importante identificar los aciertos y errores en la ejecución del proyecto para que la
organización reflexione sobre las lecciones aprendidas:
• ¿Qué aprendió la organización de esta experiencia?
• ¿Cuáles fueron las dificultades más grandes que encontraron al ejecutar el proyecto?
• ¿Cómo resolvieron esas dificultades?
• ¿Qué aspectos positivos se pueden valorar o se requiere reafirmar en la organización?
• ¿Qué beneficios adicionales obtuvo la organización?
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8. ANEXOS
Para que el informe esté completo, siempre que sea posible, es conveniente adjuntar:
• Fotografías
• Muestras de los productos
• Testimonios escritos de los participantes
• Cartillas, documentos de trabajo, etc.
• Otros que crean conveniente
¿QUÉ ES UN INFORME FINANCIERO?
Un informe financiero es un documento que muestra cómo se han utilizado los recursos
proporcionados por el Fondo de Pequeños Proyectos. Es decir, informa en qué se ha gastado el
dinero solicitado y proporciona la documentación de respaldo de dichos gastos.
El informe financiero contiene, por una parte, el detalle de los fondos recibidos y, por otra, la lista
de gastos efectuados y un resumen con el saldo que queda al restar el total de gastos del total de
ingresos, Asimismo, el informe financiero incluye las facturas, recibos y otros documentos de pago
de cada uno de los gastos efectuados. Es decir, cada uno de los gastos de la lista debe
estar respaldado por una Factura, recibo o documento de pago. Además, la ejecución de
todo el proyecto debe estar respaldada por un Acta de Conformidad firmada por los beneficiarios.
1. INGRESOS
Son ingresos del proyecto los fondos recibidos de los distintos contribuyentes, sea en dinero en
efectivo o en especie (expresado en su equivalente monetario).
Hay que hacer un cuadro que sea más o menos así:
ASOCIACIÓN "LOS DIEZ PUNTOS"
San Julián ‐ Santa Cruz ‐ Bolivia Teléfono: 3231756
PROYECTO: "DERECHOS DE LOS PUEBLOS INDÍGENAS A TIERRA Y TERRITORIO"
PERIODO: Del 01/01/2006 al 30/09/2006 (9 meses)
INGRESOS DEL PROYECTO
(Expresado en dólares)
Nº Actividades Presupuesto
Programado
Aporte
solicitado
Aporte propio Otras
Contribuciones
1 Alimentación 1.520.00 1.020.00 500.00
2 Hospedaje 930.00 630.00
3 Pasajes 2.130.00 930.00 1.200.00
4 Comunicación 370.00 170.00 200.00
5 Materiales 1.330.00 430.00 200.00 700.00
6 Alquiler local 720.00 320.00 400.00
TOTALES 7.000.00 3.500.00 1.600.00 1.900.00
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El cuadro muestra cómo han registrado los gastos a lo largo de los nueve meses que ha durado el
proyecto: el número correlativo de cada gasto (en total 41), la fecha de cada gasto, la actividad a la
que corresponde, el concepto, es decir, en qué cosa han gastado, y el documento que respalda el
gasto, es decir, la factura, el recibo, la planilla, etc. Más adelante se explica cómo tienen que ser
estos documentos de respaldo.
Como a veces se paga directamente en dólares y otras veces se cambian los dólares a bolivianos,
se debe tener cuidado de registrar el tipo de cambio de cada gasto para que no fallen los cálculos.
No siempre el tipo de cambio es el mismo.
3. DOCUMENTOS DE RESPALDO
Los documentos de respaldo son las facturas, recibos, contratos de trabajo, planillas, etc. Para
cada gasto debe existir un documento de respaldo.
Facturas
Las facturas las entregan las tiendas o los proveedores que venden los materiales o insumos
necesarios para realizar el proyecto.
La factura siempre está numerada.
Antes de iniciar las compras deben ponerse de acuerdo sobre el nombre, el NIT o el Carnet de
Identidad que figurará en todas las facturas del proyecto. Para cada compra debe haber una
factura.
Unitas solamente acepta facturas originales. No sirven las fotocopias.
Recibos o Comprobantes de pago
Los recibos o comprobantes de pago son documentos firmados por las personas que han recibido
dinero del proyecto a cambio de sus servicios. Por ejemplo, se ha contratado un albañil al que se
ha pagado Bs 200. Debe existir un recibo firmado por el albañil (con su nombre y Carnet de
Identidad bien claros) que certifica haber recibido esa cantidad. O si se ha pagado un transporte,
debe haber un recibo del transportista que certifica que ha recibido el pago por el servicio. Se
recomienda utilizar talonarios de recibos con números correlativos.
Planillas
Muchas veces se reembolsan gastos de transporte o alimentación. En vez de hacer muchos
recibos, se debe elaborar una lista de las personas participantes que indica la cantidad de dinero y
su firma en conformidad de lo recibido. Esta lista, que al final registra la suma total desembolsada
sirve también para respaldar el gasto en pasajes o en alimentación de un conjunto de personas.
Las planillas también sirven para certificar la participación de un número determinado de personas
de un evento, una jornada de trabajo, etc.
4. RESUMEN
Para que el informe esté completo, es necesario hacer un resumen, agrupando nuevamente todos
los gastos que se han hecho teniendo en cuenta las actividades del presupuesto aprobado. Es
decir, sumar todo lo que se ha gastado en alimentación, lo gastado en hospedaje, en pasajes, en
comunicación y así sucesivamente, hasta completar todas las actividades.
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De esta manera se obtiene el cuadro final, que es el resumen del Informe Financiero:
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PROYECTO: "DERECHOS DE LOS PUEBLOS INDÍGENAS A TIERRA Y TERRITORIO" PERIODO: Del
01/01/2006 al 30/09/2006 (9 meses)
RESUMEN DEL INFORME FINANCIERO
Nº Actividad Presupuesto
en dólares
INGRESOS GASTOS SALDOS
Bolivianos Dólares Bolivianos Dólares Bolivianos Dólares
Recibido de UNITAS 28.175.00 3.500.00 28.175.00 3.500.00
1 Alimentación 950.00 7.446.25 936.64 20.728.75 2.563.36
2 Hospedaje 600.00 4.991.00 627.80 15.737.75 1.935.56
3 Pasajes 850.00 6.721.75 845.50 9.016.00 1.090.06
4 Comunicación 150.00 1.288.00 161.44 7.728.00 928.62
5 Materiales 350.00 2.857.75 357.06 4.870.25 571.56
6 Expositores 300.00 1.772.29 221.10 3.097.96 350.46
7 Alquiler local 300.00 2.415.00 301.25 682.96 49.21
TOTALES 3.500.00 27.492.04 3.450.79
El cuadro contiene las actividades, el presupuesto aprobado en dólares y en bolivianos, los
ingresos, los gastos y los saldos.
El dinero que sobra debe devolverse a unitas junto con el informe o solicitar, por escrito, la
autorización para usarlo en alguna actividad relacionada con el proyecto.
5. ACTA DE CONFORMIDAD
Se debe presentar a la comunidad u organización el cuadro completo con todos los gastos
efectuados. En dicha oportunidad se debe elaborar un Acta de Conformidad, es decir, un
documento breve, firmado por todos los participantes en la reunión, en el que certifican su
conformidad con la realización del proyecto y con los beneficios recibidos. El Acta de Conformidad
sirve para respaldar el cuadro completo y para que unitas sepa que los dirigentes no han
manejado solos las cosas, sino que toda la comunidad u organización ha estado al tanto del
asunto.
6. RECOMENDACIONES
• La compra de cualquier equipo debe estar respaldada por tres cotizaciones diferentes para
que se pueda escoger la más conveniente. Este es un requisito que se exige al momento
de presentar la propuesta.
• Cuando se organizan reuniones, cursos, talleres, congresos, es necesario adjuntar la lista
de los participantes, con su nombre completo, carnet de identidad (si tienen) y su
respectiva firma. También se puede adjuntar el programa del evento y la convocatoria.
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE PROYECTO E
INFORMES NARRATIVOS
(2009)
www.redunitas.org/fpp
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Fax: (591) 2420457; Casilla: 8666 La Paz – Bolivia; E-mail: unitas@redunitas.org
www.redunitas.org
• Los fondos proporcionados por unitas solamente se pueden utilizar en los rubros descritos
en el presupuesto del proyecto. Cualquier gasto adicional, no previsto en el presupuesto,
no será aceptado como parte de la rendición de cuentas.
• Cualquier modificación en el presupuesto aprobado debe solicitarse antes de comenzar a
efectuar los gastos, sin cambiar el monto total aprobado. Lo único que se puede modificar
son los rubros del presupuesto y los montos de los mismos, unitas autoriza por escrito
toda solicitud de cambio.
• Una vez finalizado el proyecto, cualquier saldo que exista debe ser devuelto a unitas, o
depositado en su cuenta bancaria. Sin embargo, solicitando una autorización previa, se
puede utilizar el saldo para gastos complementarios al proyecto.
• El informe financiero debe ser enviado junto con el informe narrativo, firmado por los
responsables de la organización y por el representante de la Institución que proporcionó
su aval.
• Tomar en cuenta todos los requisitos de presentación de proyectos para evitar su
devolución.